Mehr Umsatz und Rechtssicherheit durch standardisierte Personalauswahl

Was ist Eignungsdiagnostik?

„Eignungsdiagnostik gehört zu unserem Alltag. Immer wenn wir eine Person auswählen, der wir einen Auftrag geben, stellen wir uns die Frage, ob sie dafür geeignet ist – zum Beispiel bei der Überlegung, wem wir eine Autoreparatur anvertrauen oder der Frage, wo wir unser Kreuz auf dem Stimmzettel machen“, sagt Diplom-Psychologe Harald Ackerschott. „Das ist eine der beiden Bedeutungen von Eignungsdiagnostik: Sie beschreibt, was Menschen machen, die Auswahlentscheidungen treffen.“ Im Unternehmenskontext fallen darunter Eignungsentscheidungen von Führungskräften: Mit welcher Person wird eine Stelle besetzt? Wem wird ein wichtiges Kundengespräch anvertraut? Wer profitiert am meisten von einer Weiterbildung?

Eignungsdiagnostik hat aber noch eine zweite Bedeutung: Sie ist das Forschungsgebiet der Psychologie und der Arbeitswissenschaften, das sich mit dem Treffen von Eignungsentscheidungen befasst, diese beschreibt und untersucht, wie sie sich verbessern lassen. Neueinstellungen, Beförderungen, die Auswahl einer geeigneten Fachkraft für die Umsetzung eines wichtigen Projekts: Das alles sind wichtige Weichenstellungen. Sie beeinflussen Verluste und Gewinne, Effizienz und Betriebsklima – und sind damit Entscheidungen, die gut vorbereitet werden müssen.

Welche Risiken bestehen bei herkömmlichen Methoden der Personalauswahl?

Auch wenn Eignungsdiagnostik zu den Kernaufgaben von Führungskräften und HR-Personal gehört, beruht sie im Alltag oft auf schwammig definierten Grundlagen. Menschenkenntnis, Fachwissen und Führungserfahrung werden ins Feld geführt, und letztlich gibt oft ein nicht näher bestimmtes „Bauchgefühl“ den Ausschlag.

Harald Ackerschott warnt: „Wer sich zu sehr auf seine persönliche Expertise verlässt, kann entscheidende Fehler machen. Ein bekanntes Beispiel: Die Schriftstellerin J. K. Rowling reichte das Manuskript ihres ersten Harry-Potter-Romans bei mehreren Verlagen ein. Die ersten zwölf, darunter namhafte Verlagshäuser, lehnten ab: Die dortigen Fachleute konnten kein Talent erkennen. Eine krasse Fehlentscheidung, wie wir heute wissen: Allein mit den Harry-Potter-Büchern nahm der Verlag Bloomsbury rund 7 Milliarden Euro ein.“

Das Beispiel steht für das, was der Experte als den „Beta-Fehler“ (oder Fehler zweiter Art) bezeichnet: Das vorhandene Potenzial eines Bewerbers oder einer Bewerberin wird gar nicht erst erkannt. Denn nicht jede Person, die sich auf eine Stelle bewirbt, kann ihre Kompetenzen überzeugend benennen – was nicht heißt, dass sie nicht vorhanden sind. Und umgekehrt: Unter denen, die ihre Fähigkeiten überzeugend zu kommunizieren wissen, befinden sich regelmäßig Blender, die später vor den tatsächlichen Aufgaben kapitulieren müssen. In diesem Fall handelt es sich um den „Alpha-Fehler“ (oder Fehler erster Art): Die ausgewählte Person erweist sich als untauglich für die ihr zugewiesenen Aufgaben.

Beide Arten von Fehlentscheidungen kosten viele Unternehmen in jedem Geschäftsjahr viel Geld. 

Das aber auch: Werden Alpha- und Beta-Fehler weitgehend vermieden, kann sich HR von einer Kostenstelle zum Umsatzmotor des Unternehmens entwickeln.

Wie wirkt sich Eignungsdiagnostik auf Personalkosten und Umsatz aus?

„Schlechte Personalentscheidungen sind einfach unendlich teuer“, erläutert Ackerschott. „Denn ungeeignete Mitarbeitende sorgen dafür, dass andere mehr Aufwand und Arbeit haben, weil sie deren Fehler und mangelnde Leistung ausbügeln müssen. Umgekehrt gilt aber auch, dass Sie durch überdurchschnittlich geeignete Mitarbeitende erheblich Kosten sparen können“, so der Mitautor der DIN 33430 für berufsbezogene Eignungsdiagnostik. „Nehmen wir zum Beispiel ein Unternehmen, mit 300 Mitarbeitenden und einer Personalquote von 30 Prozent. Wenn Sie nur jede zehnte Stelle mit einer Person besetzen, die doppelt so viel leistet wie der Durchschnitt, sinkt dadurch Ihre Personalquote von 30 Prozent auf 27,3 Prozent. Sie können praktisch auf die Leistung von 300 Mitarbeitenden zurückgreifen, haben aber nur 273 auf der Payroll – die die gleiche Arbeit machen. Denn jeder oder jede Zehnte von ihnen, insgesamt 27 Mitarbeitende, arbeiten jeweils für zwei.“

Entsprechend wirken sich gute Personalentscheidungen auf das Ergebnis aus: „Angenommen, Sie hatten vorher 5 Prozent Umsatzrendite. Dann haben Sie in unserem Beispiel allein durch besser geeignetes Personal 2,7 Prozentpunkte mehr – Sie können Ihre Umsatzrendite also um mehr als die Hälfte steigern“, rechnet Ackerschott vor.

Auswirkungen in dieser Größenordnung sind nicht nur graue Theorie. Das bestätigen Expertinnen und Experten aus der Wirtschaft. „Unsere Mitarbeiter sind Fachkräfte, deren Hauptkapital Wissen und Fachexpertise sind. Deshalb sind wir als Unternehmen gut beraten, diese Dimensionen im Wissen, in der Kognition und im Verhalten, was das Leistungsspektrum betrifft, vorab genau zu definieren und durch geeignete Diagnostiktools aufzuzeigen“, sagt etwa Karen Cordle über die Bedeutung guter Eignungsdiagnostik bei der Personalgewinnung. Sie ist Senior Human Resources Business Partner bei der Dornier Group, einem globalen One-Stop-Shop für Ingenieur- und Beratungsleistungen im Infrastrukturbereich. „So können wir Fehleinstellungen verhindern und weitere Karriereentwicklungsmöglichkeiten nach Eintritt vorhersagen. Und das im Vorfeld.“

Wie ist systematische Eignungsdiagnostik aufgebaut?

Gute Eignungsdiagnostik soll helfen, solche oftmals kostspieligen Fehlentscheidungen zu minimieren. Die DIN-Norm 33430, die Anforderungen an berufsbezogene Eignungsdiagnostik formuliert, beschreibt, wie zuverlässige Eignungsbeurteilungen geplant, durchgeführt und ausgewertet werden können. Sie bezieht sich dabei auf Verfahren und Vorgehensweisen für den gesamten Prozess und die dabei verwendeten eignungsdiagnostischen Instrumente – von der Beurteilung von Lebensläufen bis hin zu Intelligenztests, Arbeitsproben und Interviews. Auch die Qualifikation der mit der Durchführung der Eignungsdiagnostik betrauten Mitarbeiter spielt eine wichtige Rolle.

Der Ausgangspunkt dabei: Die Anforderungen sind immer Grundlage für einen erfolgreichen Auswahlprozess. Denn geht hier etwas schief, wird das gesamte weitere Verfahren der Personalauswahl beeinträchtigt. „Dass Stellenanzeigen nicht passend formuliert werden, ist ein weit verbreiteter großer Fehler“, sagt Harald Ackerschott. Und zwar einer, der oftmals dazu führte, dass eigentlich geeignete Bewerbende bereits im Vorfeld aussortiert werden. So enthalten viele Ausschreibung Anforderungen, die für die spätere Leistung der Mitarbeitenden eigentlich nicht wirklich entscheidend sind und, so Ackerschott, an „ein Wunschkonzert erinnern“. Manche Unternehmen fordern etwa langjährige Berufserfahrung von den Bewerbern und können dann ihre Stelle ein Jahr lang nicht besetzen, obwohl die Einarbeitung eines lernfähigen Mitarbeiters binnen weniger Monate möglich gewesen wäre. Kostspielige Fehler, die eine durchdachte Analyse der Anforderungen nach der DIN 33430 verhindern kann.

Und auch die Wahl der eignungsdiagnostischen Verfahren wie Leistungstests oder situative Verfahren wie Rollenspiele hänge letztendlich von den Anforderungen ab: „Wenn Sie nicht wissen, was jemand wirklich genau machen soll, dann können Sie keine passende Stellenausschreibung formulieren“, so Experte Ackerschott. „Und nur wenn die für eine Position relevanten Fähigkeiten, Fertigkeiten und persönliche Eigenschaften klar definiert werden, können auch die sinnvollen eignungsdiagnostische Verfahren, die diese möglichst objektiv messen, zielgerichtet ausgewählt werden.“

Die DIN 33430 stellt dementsprechend hohe Anforderungen an die einzelnen eignungsdiagnostischen Verfahren. Diese müssen wissenschaftlich fundiert und empirisch getestet sein – und sollen eben genau diejenigen Eigenschaften abfragen, die für eine Position relevant sind. An welchen Punkt im Auswahlverfahren ein eignungsdiagnostisches Instrument eingesetzt wird, spielt dabei ebenso eine Rolle, wie die Zusammenstellung der einzelnen Verfahren. „Es ist sinnvoll, eine durchdachte Methodenkombination zu nutzen. Gerade bei vielen Bewerbungen braucht man zunächst einen vernünftigen Zugang, um nicht alle Bewerber zum Interview einzuladen oder in Telefoninterviews vorzuqualifizieren“, so Ackerschott. „Es kann sinnvoll sein, erst einmal nach Ausbildung oder Erfahrungen zu sortieren, es kann aber auch Sinn machen, früh im Prozess ein Online-Assessment-Tool zum Screening einzusetzen.“ Es kommt also darauf an, die geforderten Merkmale, die ein Bewerber erfüllen muss, im Vorfeld klar zu definieren und dann mit den geeigneten Methoden gezielt abzufragen.

Strukturierte eignungsdiagnostische Verfahren, die den Anforderungen nach DIN 33430 gerecht werden, erfordern eine gute Planung. Aber der Aufwand hält sich doch in Grenzen – verglichen mit dem Nutzen, den man erzielt. Da Fehlentscheidungen bei der Personalauswahl Unternehmen oft sehr teuer zu stehen kommen, indem sie hohe Produktivitätsverluste und Zeitaufwand zum Beispiel für das erneute Recruiting und Anlernen von Mitarbeitern verursachen, zahlt sich ein durchdachter Prozess und die Schulung von Verantwortlichen langfristig aus.

Video-gestützte Personalauswahl (VMP): Kostenlose DIN SPEC definiert Qualitätskriterien

Im Lockdown werden videogestützte Methoden der Personalauswahl (VMP) immer wichtiger. Jetzt legt die kostenlose DIN SPEC 91426 dafür praxisbezogene und personaldiagnostische Anforderungen fest, die mehr Sicherheit in den Recruitment-Alltag bringen. Sie ergänzt die Eignungsdiagnostik nach DIN 33430 und behandelt auch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in Videointerview-Systemen.

Die Corona-Pandemie hat auch der Arbeitswelt ihren Stempel aufgedrückt. Homeoffice und Video-Konferenzen mit Software-Tools wie Zoom, Cisco Webex oder Microsoft Teams sind die neue Normalität. Personaler*innen und Bewerbende müssen sich einem veränderten, technologisch geprägten Alltag anpassen. Doch auch bei der Nutzung digitaler Verfahren geben die praktisch und wissenschaftlich fundierten hohen DIN Standards für die Personalauswahl Orientierung.

Qualitätssicherung für Online-Recruiting

Mit Hilfe einer Software für video-gestützte Interviewverfahren können Personaler*innen Bewerbungsgespräche in den virtuellen Raum verlegen und damit die geforderten Kontaktbeschränkungen einhalten. Mit der DIN SPEC 91426:2020-12 hat eine Arbeitsgruppe bei DIN entsprechende Qualitätsanforderungen für Video-Bewerbung, zeitversetztes Video Interview und Live-Video-Interview – kurz: video-gestützte Methoden der Personalauswahl (VMP) – vorgelegt. Sie ergänzen und konkretisieren die Anforderungen der DIN 33430 für Eignungsdiagnostik, also den bewährten Standard für die Auswahl passenden Personals.

Welche Risiken gibt es bei der video-gestützten Personalauswahl?

Video-gestützte Tools vereinfachen vieles, denn Personaler*innen und Bewerbende sind im Bewerbungsprozess nicht mehr an Zeit und Ort gebunden. Die Nutzung der Tools birgt aber auch Gefahren. So können Gestaltungsfehler in der Software selbst zu fehlerhafter oder diskriminierender Personalauswahl (Bias) führen. Das gilt insbesondere für Programme, die mit künstlicher Intelligenz (KI) arbeiten.

Für die Zukunft der Organisation ist es entscheidend, mit motiviertem und leistungsfähigem Personal arbeiten zu können. Deshalb kommt es auch und gerade bei VMP darauf an, die bewährten und etablierten Anforderungen an Verfahren der Personalauswahl zu berücksichtigen.

Was ist die DIN SPEC zur video-gestützten Personalauswahl (VMP)?

Bei einer DIN SPEC handelt es sich um eine öffentlich verfügbare Spezifikation, die Merkmale und Anforderungen definiert, wenn es noch keine entsprechende DIN-Norm gibt.

Häufig entwickelt sich aus einer DIN SPEC später eine Norm. Die DIN SPEC 91426 reagiert auf die aktuellen Anforderungen und legt praxisbezogene und personaldiagnostische Anforderungen an video-basierte Methoden der Personalauswahl fest. Sie ist ein Leitfaden, wie Diskriminierung verhindert und die Zuverlässigkeit von Einstellungsverfahren per Video Interview sichergestellt werden.

Berücksichtigt sind alle video-gestützten Methoden in der Personalauswahl:

• Live-Videointerviews
• zeitversetzte Videointerviews
•  Video-Bewerbungen

Was regelt die DIN SPEC für video-basierte Methoden der Personalauswahl?

• Ausgangssituation: Die Grundlage jedes Interviews sind die Anforderungen an die zu besetzende Stelle. Das gilt selbstverständlich auch für das Videointerview.
• Planung: Im Vorfeld wird die Struktur des Interviews festgelegt, wie mit technischen Problemen umgegangen wird, und wie die Auswertung erfolgt.
• Usability: Insbesondere muss im Video-Interview die technische Einsetzbarkeit bei den Bewerberinnen und Bewerbern überprüft werden. Der Benutzer*innenfreundlichkeit kommt eine besondere Bedeutung zu. Alle Teilnehmenden sind im Vorfeld über die Anwendung der Tools zu informieren und können im Idealfall das Tool vorher testen.
• Gleiche Bedingungen: Hier geht es um Einheitlichkeit: dass beispielsweise in zeitversetzten Interviews dieselben Fragen in der derselben Reihenfolge unter den gleichen Rahmenbedingungen gestellt werden.
• Regelbasierte Auswertung: Wie schon bei der beruflichen Eignungsdiagnostik nach DIN 33430 gibt es keine Beurteilung ohne Dokumentation der Beobachtungen. Auch um zu einer Gesamtbeurteilung zu kommen, werden vorab Regeln festgelegt.
• KI-Anforderungen: Wer sich bei der Personalauswahl auch auf künstliche Intelligenz (KI) stützt, muss berücksichtigen, dass bei der Entwicklung der KI Daten herangezogen wurden, die potenziell zu einer von subjektiven Vorurteilen (Bias) gesteuerten Fehlentscheidung beitragen können. Ein Bias ist ein systematischer Fehler, der vorliegt, wenn die Beurteilungen systematisch durch Eindrücke oder Informationen, die nicht anforderungsbezogen sind, beeinflusst sind. Anbieter*innen von KI-unterstützten Video Interview Systemen müssen deshalb die Funktionsweise der eingesetzten KI benennen und nachweisen, dass ihre Algorithmen den Anforderungen genügen, die an messtheoretisch fundierte Tests gestellt werden.
• Datenschutz: Bewerbende müssen darüber informiert werden, welche Daten konkret erhoben werden, welche Schlussfolgerungen daraus gezogen werden und welche Konsequenzen sich daraus ergeben.

Was bringt die DIN SPEC?

Egal ob über Video oder beim persönlichen Kennenlernen: Im Prozess der Personalauswahl geht es immer darum, Personen zu finden, die für eine Position bestmöglich geeignet sind. Daher müssen bei beiden Herangehensweisen dieselben Entscheidungskriterien gelten.

Aber die Informationsgewinnung und -verarbeitung in beiden Settings unterscheidet sich doch sehr. Insbesondere die virtuelle Begegnung mit Bewerberinnen und Bewerbern in ihrer privaten Umgebung kann dazu einladen, Eindrücken zu viel Aufmerksamkeit zu schenken, die keinerlei Anforderungsbezug haben

Die DIN SPEC 91426 stellt sicher, dass die Kriterien, die sich aus den Anforderungen ableiten, auch bei digitalen Begegnungen erfasst werden können.

Sie gibt zudem Orientierung, um bei den vielen neuen technischen Möglichkeiten diejenigen auszuwählen, die tatsächlich zu einer guten und vielleicht sogar besseren Entscheidung führen.

Damit ist auch der Grundstein für mögliche Zertifizierungen von Verfahren gelegt. Die DIN SPEC bietet Kriterien für die Bewertung und Einstufung von Video-Recruiting-Tools.

Was ist eine DIN SPEC?

Eine DIN SPEC (SPEC für Englisch „specification“) ist ein Standarddokument, das unter Leitung des DIN erarbeitet wird. Der Vorteil: Mit einer SPEC kann schnell auf neue Anforderungen reagiert werden, wie hier auf die beschleunigte Umstellung auf digitale Auswahlverfahren im Personalwesen.

Im Fall der DIN SPEC 91426 erweitert diese mit ihren Anforderungen die bereits etablierten Kriterien der berufsbezogenen Eignungsdiagnostik nach DIN 33430.

Fachkräftemangel:
Wie Sie Potenziale besser erkennen

Nach den Einschränkungen der Corona-Pandemie suchen Unternehmen jetzt wieder verstärkt Personal – nicht immer mit Erfolg. Wer unter den Bewerber*innen die wirklich leistungsfähigen Fachkräfte erkennen will, braucht ein Anforderungsprofil – und empirisch bewährte Kriterien für die Analyse.

Das Problem des Fachkräftemangels in Deutschland ist nicht neu. Laut Bundesagentur für Arbeit ist die Zahl der offenen Stellen seit den Corona-Lockerungen wieder angestiegen. Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) geht in seinem jüngsten Fachkräftereport davon aus, dass die Zahlen auch langfristig zunehmen. Fast ein Viertel der Unternehmen klagen, dass sich ein Mangel an Fachkräften „störend auf die Geschäftstätigkeit“ auswirkt, so das KfW-ifo-Fachkräftebarometer.

Personalgewinnung dürfte bei vielen Unternehmen also wieder weit oben auf der Agenda stehen. Eine Aufgabe, die Verantwortlichen gerade vor dem Hintergrund mangelnder Fachkräfte in bestimmten Berufen ein hohes Maß an Kenntnissen abverlangt – und Personalentscheidung unterstützt von sachgerechter Eignungsdiagnostik in den Fokus rückt.

Wichtiger als traditionelle Berufsbilder:
die Fähigkeit, sich schnell einzuarbeiten

Ob es um Fachkräftemangel in der Baubranche, der Automobilindustrie, im Gesundheits- oder im Ingenieurwesen geht: Die rasante Weiterentwicklung neuer Technologien macht vor nahezu keinem Bereich halt. Und sie fordert einiges von den Mitarbeitenden – insbesondere die Fähigkeit, sich schnell in eine neue Materie einarbeiten zu können. Keine Eigenschaft, die leicht aus einem Lebenslauf herauszulesen ist oder von Personaler*innen auf den ersten Blick erkannt werden kann. Personalentscheidungen, die nur auf der Grundlage subjektiver Einschätzung basieren und das gute alte „Bauchgefühl“ ins Zentrum der Entscheidungsfindung stellen, sind vor diesem Hintergrund fatal.

Auch das Festhalten an veralteten Berufsbildern und Ausbildungsanforderungen bei gleichzeitig fehlenden Fachkräften ist oft eine Hürde bei der Personalgewinnung. Auch dadurch kommt es zu Fachkräftemangel, denn nach volkswirtschaftlicher Definition wird damit ein Zustand bezeichnet, in dem ein großer Teil der qualifizierten Stellen nicht besetzt werden kann.

Potenzial erkennen: Der Auswahlprozess macht den Unterschied

„Wenn man ein Idealbild für eine Stellenbesetzung hat, kann man unendlich lange nach einer Person suchen, die dieses Bild zu hundert Prozent erfüllt“, sagt Diplom-Psychologe Harald Ackerschott. „Oder man sagt: Ja, ich stelle auch jemanden ein, die oder der vielleicht noch nicht perfekt passt, das Fehlende aber schnell lernt. Ich stelle also nach Potenzial ein, oder ich greife auf Quereinsteiger*innen zurück. Das ist natürlich immer mit einem erhöhten Risiko verbunden. Und an diesem Punkt hilft gute Eignungsdiagnostik weiter, die auf einer Potenzialdiagnose mit Tests basiert. Auch die Interviews müssen intensiver werden, denn Potenzial erkennt man nicht in einer halben Stunde Unterhaltung.  Nur so werden solche Entscheidungen wesentlich zuverlässiger, als wenn man einfach auf das Prinzip Hoffnung setzt“, so der Recruiting-Experte.

Ackerschott ist Mitautor der Norm DIN 33430 zur berufsbezogenen Eignungsdiagnostik. Das Dokument erläutert, wie Personalauswahl nach wissenschaftlich fundierten, praktisch bewährten Kriterien funktioniert. Die Norm nimmt den gesamten Prozess der Eignungsbeurteilung in den Fokus, von der Erstellung des Anforderungsprofils für die offene Stelle über die Durchführung der einzelnen eignungsdiagnostischen Schritte, von der Analyse der Bewerbungsunterlagen bis zum entscheidenden Interview. Sie erklärt auch, wann Leistungstests oder Arbeitsproben Sinn ergeben und wie man einen schlanken und doch wirksamen Auswahlprozesses plant.

Beta-Fehler: Gute Fachkräfte fallen oft durch das Raster

Durch die Norm-Anforderungen sollen nicht nur sogenannte Alpha-Fehler vermieden werden, also die Auswahl einer für die Position ungeeigneten Person auf eine Stelle. Sondern auch der Beta-Fehler, der darin liegt, dass bestens geeignete Personen durch Fehler im Auswahlprozess abgelehnt werden. Die Krux: Während Alpha-Fehler mit der Zeit sichtbar werden und so auch zu Lernprozessen im Unternehmen führen können, werden Beta-Fehler im Nachhinein kaum aufgedeckt. Und können so zu einem Dauermangel führen.

Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ist ein gut ausgearbeitetes Anforderungsprofil für die zu besetzende Position ein wichtiger Ansatzpunkt – und durchaus fehleranfällig.  Wer aus dem Bauch heraus Einstellungskriterien formuliert, die möglicherweise gar nicht wirklich relevant für die offene Position sind, wichtige Kriterien für die Auswahl aber vielleicht vernachlässigt oder Qualifikationen verlangt, die kaum ein*e Bewerber*in erfüllen kann, wird schnell scheitern. Bei einem Gesamtprozess nach DIN 33430 wird daher ein Schwerpunkt auf die Analyse der Anforderungen gelegt. Denn unter allen Expert*innen, die an der Erarbeitung der Norm beteiligt waren, herrschte Einigkeit: „Ohne die vorherige Festlegung der richtigen Anforderungen kann keine sinnvolle Eignungsbeurteilung stattfinden.“

Schulungen, die auf der DIN 33430 basieren und die Kriterien der wissenschaftlichen Eignungsdiagnostik aufgreifen, sind ein wichtiger Baustein, um Führungskräfte und Personaler*innen zu sensibilisieren und sie mit dem entscheidenden Wissen für qualifizierte Personalentscheidungen auszurüsten. Davon profitieren Unternehmen und Mitarbeitende: Mit einem wachsenden Anteil geeigneter Mitarbeitender lassen sich Produktivität, Umsatz, Rendite steigern, aber auch die Zufriedenheit der Arbeitnehmenden.