DIN EN 13460:2009-08

Instandhaltung erfordert wie jede andere Tätigkeit einen zweckentsprechenden Informationsfluss zwischen den verschiedenen Stellen der internen Organisation und den übrigen funktionellen/organisatorischen Einheiten des Unternehmens, damit das Ziel einer angemessenen Funktionalität erreicht wird.
Für die Anwendung dieser Norm ist notwendigerweise zu beachten, dass die verschiedenen Betriebe ihre Funktionen und Abteilungen ihren besonderen Erfordernissen entsprechend organisieren (zum Beispiel Traditionen, Markt, Mittel, personelle Möglichkeiten). Folglich ist die Gestaltung der Information von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Aus diesem Grund wurde diese Norm in einen normativen Teil und informative Anhänge aufgeteilt.
Der normative Teil betrifft den ersten Abschnitt des Lebenszyklus der instand zu haltenden Einheit, das heißt die Vorbereitungsphase. Beim Erwerb einer Einheit benötigt der Käufer eine bestimmte Dokumentation für deren sachgerechte Instandhaltung und den Betrieb. Diese Dokumentation muss vom Lieferer der Betrachtungseinheit zur Verfügung gestellt werden.
Der normative Teil enthält eine Liste der erforderlichen wichtigen Dokumente und informiert über mögliche Inhalte aller in Abschnitt 5 genannten Dokumente. Um die Norm im Hinblick auf die besonderen Anforderungen von Anwender und Lieferer der Anlage flexibel zu gestalten, kann die Liste der Informationseinheiten eines jeden Dokumentes durch Vereinbarung zwischen Anwender und Lieferer den speziellen Anforderungen angepasst werden. Die Norm berücksichtigt Vereinbarungen zwischen den Vertragsparteien dahingehend, dass jedes Dokument entfallen kann oder ganz oder teilweise ersetzt werden kann, je nachdem, wie es im Vertrag nach DIN EN 13269:2006-10 vereinbart wurde. Die informativen Anhänge A, B und C betreffen die Betriebsphase des Lebenszyklus der instand zu haltenden Einheit.
Die informativen Anhänge bilden neben dem normativen Teil die Grundlage für die Dokumentation für die Instandhaltung, wobei die Instandhaltung als Teil des Qualitätsmanagementsystems des Unternehmens angesehen wird. Das heißt, es wird nicht nur die Dokumentation der Information, die zur Durchführung der Instandhaltung notwendig ist, sondern auch die Dokumentation zur Erfüllung der Anforderungen an die Qualitätssicherung der Instandhaltungsmaßnahmen empfohlen.
Die Europäische Norm wurde in der CEN/TC 319/WG 2 "Dokumentation" erstellt. National ist der Arbeitsausschuss NA 152-06-07 AA "Instandhaltung" des NATG verantwortlich.